Over Ardena

Als een toonaangevende B2B-speler binnen de geneesmiddelenontwikkeling (farmaceutische industrie), zet Ardena zich in om andere farmaceutische en biotech bedrijven te ondersteunen bij het vermarkten van hun producten.

Met een snelgroeiende internationale focus beschikt Ardena over een team van meer dan 500 professionals, werkzaam op vijf strategisch gelegen locaties. We zijn gevestigd in België (Gent), Nederland (Oss en Assen), Spanje (Pamplona) en Zweden (Södertälje). Binnen onze organisatie hechten we veel waarde aan een open en transparante cultuur, met teamgeest, een open mindset en eigenaarschap als kernwaarden.

Wij zijn een dynamische kracht binnen de geneesmiddelontwikkeling en bieden boeiende carrièremogelijkheden aan getalenteerde en gemotiveerde individuen die hun stempel willen drukken op de snelgroeiende wereldwijde farmaceutische industrie. 

Over de functie
Ben jij administratief sterk en op zoek naar een veelzijdige rol binnen een dynamisch finance team? Voor ons Finance Team zijn we op zoek naar een enthousiaste en gedreven Finance Support Administrator. In deze rol bied je ondersteuning aan de afdelingen Treasury & Risk en Legal. Dit is een ideale functie voor iemand met een hands-on mentaliteit, die niet per se een financiële/juridische achtergrond heeft, maar wel graag wil bijdragen aan het succes van onze processen.

Verantwoordelijkheden:

• Compliance-ondersteuning: Ondersteunen bij KYC-processen, documentatieverzameling, compliance-audits en rapportages. Bijhouden en jaarlijks actualiseren van UBO-gegevens conform wet- en regelgeving.

• Corporate legal housekeeping: Verantwoordelijk voor het beheer van volmachten en bestuurdersmandaten binnen de Ardena Group, inclusief opmaak notulen en nazicht van de consistente archivering van documenten.
• Creditcardbeheer: Coördineren van nieuwe aanvragen, het intrekken van kaarten, het aanpassen van limieten, en het opvolgen van uitgaven en rapportages.
• Wisselkoersbeheer: Maandelijkse upload en controle van wisselkoersen in het ERP-systeem en het bijhouden van historische data.
• Beheer van juridische documenten: inclusief handtekeningen, opvolging en veilige opslag in de digitale kluis.
• GDPR compliance: ondersteunen bij opstellen van administratieve GDPR-documentatie zoals bijvoorbeeld het register van verwerkingsactiviteiten.
• Het voorbereiden en opvolgen van rapportages, inclusief maandelijkse rapportages en ad-hoc analyses/grafieken.
• Ad-hoc administratieve taken: Ondersteunen bij diverse administratieve taken zoals het verzamelen van documentatie, assisteren bij tijdelijke projecten en opmaken van interne leningsovereenkomsten/intercompany overeenkomsten.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelorsdiploma of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
• Je hebt minstens twee jaar specifieke ervaring met financiële en juridische administratieve ondersteuning.
• Je bent sterk in organisatie en het stellen van prioriteiten
• Je bezit een proactieve houding en bent servicegericht
• Je communiceert helder in zowel het Nederlands als het Engels.
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office en leert nieuwe systemen snel.

Ons aanbod

Een aantrekkelijk en op maat gemaakt verloningspakket, inclusief extralegale voordelen zoals:

• Een aantrekkelijk en progressief salarissysteem inclusief relevante extralegale voordelen (maaltijd- en ecocheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, vergoeding voor dagelijkse woon-werkverkeer, enz.).
• Flexibele werktijden.
• 32 dagen vakantie per jaar.
• Mogelijkheid om uw vaardigheden te ontwikkelen in een dynamisch en snelgroeiend bedrijf met een internationale klantenportfolio.